Pengurusan Rekod Murid, apa yang kita perlu tahu? - KPS3014

Pengenalan

      

        Pengurusan murid merupakan salah satu komponen yang penting dalam pentadbiran sekolah. Pengurusan murid yang sistematik dapat mewujudkan suasana belajar yang kondusif dan tenang. Pengurusan murid yang teratur akan membolehkan setiap masalah berkaitan murid di sekolah dapat diselesaikan dengan mudah dan lancar. Menurut Jaafar Muhammad (1998), pengurusan ialah proses mengagihkan input-input organisasi dengan cara perancangan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawalan bagi tujuan mengeluarkan output (perkhidmatan) yang diperlukan oleh pelanggan supaya objektif organisasi tercapai. Menurut kamus dewan edisi keempat, murid adalah orang atau anak yang sedang belajar atau berguru. Murid juga dapat ditakrifkan sebagai pelajar atau penuntut. Pengurusan murid terdiri daripada beberapa aspek yang mempunyai fungsinya tersendiri seperti perancangan, pengelolaan, pentadbiran dan pengawalan. Pengurusan rekod murid terbahagi kepada beberapa komponen iaitu:

• rekod kehadiran
• rekod kesihatan
• rekod kokurikulum
• rekod peperiksaan

Bagi memastikan pengurusan murid di sesebuah sekolah berjalan dengan lancar unit khas berkaitan dengan hal ehwal pelajar (HEM ) telah ditubuhkan bagi menguruskan dan menyelia perkara-perkara berkaitan murid.

 

1.0 Pengurusan Rekod Kehadiran

    Kehadiran merupakan satu aspek yang penting dalam pengurusan sekolah. Pengurusan rekod kehadiran yang sistematik akan membantu memudahkan urusan pihak sekolah. Tambahan lagi, pengurusan rekod kehadiran yang sistematik akan membantu pihak sekolah terutamanya guru untuk mengatur strategi pembelajaran dan pengajaran dengan lebih baik. Sejajar dengan perubahan zaman dan kepesatan pembangunan negara dalam pelbagai aspek termasuk aspek teknologi telah menyebabakan sistem pengurusan dan pentadbiran menjadi lebih sistematik dan moden. 

    Perkembangan teknologi di negara ini telah menyebabkan pelbagai sistem pengurusan berubah termasuk sistem pengurusan kehadiran murid di sekolah. Pada awalnya, pengurusan kehadiran murid di sekolah menggunakan Jadual Kedatangan Murid (JKM) sahaja. Namun begitu, selari dengan perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (TMK), Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) bersetuju bahawa kehadiran murid hanya direkodkan menggunakan Sistem Kehadiran Murid sahaja. Sehubungan dengan itu, KPM telah memutuskan bahawa mulai 2019, semua rekod kehadiran di sekolah hendaklah direkodkan oleh guru kelas dengan menggunakan Sistem Kehadiran Murid. 

    Walau bagaimanapun, bagi sekolah yang berada di kawasan pedalaman dan jauh dari capaian internet, pihak sekolah masih boleh menggunakan Jadual Kedatangan Murid (JKM) tetapi, pihak sekolah perlu memohon kelulusan daripada Pegawai Pendidikan Daerah atau Pengarah Pendidikan Negeri bagi negeri yang tiada pegawai pendidikan daerah. Jika sekolah mengalami gangguan capaian internet pula, kehadiran murid perlu dicatatkan menggunakan Borang Kehadiran Sementara. Walau bagaimanapun, kehadiran perlu dikemaskini semula apabila capaian internet pulih seperti sedia kala.

    Setiap hari, sebelum tamat sesi persekolahan, guru kelas harus memastikan bahawa kehadiran murid pada hari berkenaan dikemaskini di dalam Sistem Kehadiran Murid atau Jadual Kedatangan Murid (JKM). Disamping itu, guru juga harus membuat analisis bulanan kehadiran murid bagi setiap kelas. Analisis tersebut perlu disemak, dicetak dan difailkan pada hari akhir setiap bulan. Pelaksanaan perekodan kehadiran murid ini haruslah disemak oleh Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (HEM). Setiap sistem kehadiran murid boleh diakses melalui laman web yang telah ditetapkan atau melalui aplikasi mudah alih eKehadiran Murid. 

 

Contoh Rekod Kehadiran Murid

2.0 Pengurusan Rekod Kesihatan

    Kesihatan merupakan satu aspek yang penting dalam usaha untuk membina modal insan yang cemerlamg dari setiap sudut tidak kira dari sudut fizikal, mental, intelek dan lain-lain. Oleh itu, pihak Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) turut menitikberatkan soal kesihatan murid. Bagi memastikan setiap murid sihat dan mendapat perlindungan yang sepatutnya, pihak kerajaan telah memberikan perkhidmatan perubatan dan pergigian yang percuma bagi setiap murid. Di mana, setiap murid akan mendapat perkhidmatan kesihatan meliputi suntikan yang sepatutnya dan rawatan pergigian. Tambahan lagi, bagi memastikan kesihatan setiap murid terjamin, pihak KPM telah menyediakan Buku Rekod Kesihatan Murid (RKM) secara percuma kepada setiap murid manakala guru pula harus memnyimpan setiap rekod kesihatan murid dengan baik dan sistematik untuk dijadikan rujuakn pada masa akan datang.

    Sesuai dengan perkembanagan teknologi, RKM telah disediakan secara dalam talian sebagai submodal dalam Modul Pengurusan Murid bagi memudahkan rekod dicatatkan dan disimpan serta memudahkan pihak yang berkepentingan membuat rujukan. Pelaksanaan e-RKM ini bermula pada 1 Mac 2017 bagi Tahun 1 sesi 2018 dan boleh diakses melalui laman web apdm yang telag disediakan. Bagi membolehkan pelaksanaan e-RKM berjalan dengan lancar, pihak sekolah telah diarahkan untuk mengedarkan surat makluman kepada ibu bapa supaya mengisi maklumat murid secara dalam talian, memberikan taklimat Rekod Kesihatan Murid semasa hari pendaftaran murid Tahun 1, mengumpulkan dan menyimpan Surat Kebenaran Ibu Bapa/Penjaga (Tahun 1 hingga Tingkatan 6 atas), mengesahkan data pengisisna e-RKM sekolah telah lengkap dan juga memastikan status e-RKM dikemaskini. 

    Berikut merupakan link bagi mengetahui lebih lanjut tentang cara pengurusan rekod kesihatan murid : https://youtu.be/cJdNR-Jkztc 

Contoh E-Rekod Kesihatan Murid


3.0 Pengurusan Rekod Kokurikulum

    Kokurikulum merupakan kegiatan kumpulan. Kegiatan kokurikulum ertinya apa-apa kegiatan yang dirancang lanjutan daripada proses pengajaran dan pembelajaran dalam bilik darjah yang memberikan murid peluang untuk menambah, mengukuhkan dan mengamalkan pengetahuan, kemahiran dan nilai yang dipelajari di bilik darjah. Kokurikulum adalah aktiviti selain mata pelajaran yang diajarkan dalam bilik darjah dan dianggap sebagai sebahagian daripada kursus pendidikan pelajar di sekolah misalnya kegiatan dalam persatuan-persatuan, kegiata sukan dan lain-lain.

    Aktiviti kokurikulum merupakan sebahagian daripadakurikulum sekolah dan setiap murid harus melibatkan diri. Aktiviti ini boleh dijalankan di dalam atau diluar bilik darjah, mengikut kesesuaian seuatu aktiviti. Kegiatan kokurikulum ini mempunyai matlamat yang tersendiri. Antaranya ialah menyemai kesedaran murid-murid terhadap agama dan kepercayaan kepada Tuhan, menyeimbangi antara perkembangan mental dengan perkembangan rohani, jasmani dan emosi murid-murid.

    Sebagaimana aspek lain memerlukan pengurusan yang sistematik,begitu juga dengan aspek  kokurikulum. Sistem Pengurusan Aktiviti Kokurikulum sekolah dikenali dengan nama Pentaksiran Aktiviti Jasmani, Sukan dan Kokurikulum Sekolah (PAJSK). Format PAJSK terbahagi kepada 3 iaitu SEGAK, Kokurikulum dan Ekstra kokurikulum. Ujian SEGAK adalah satu set ujian Standard Kecergasan fizikal untuk mengukur tahap kecergasan fizikal murid berasaskan kesihatan. Komponen kecergasan yang diukur dalam SEGAK terkandung dalam Sukatan Pelajaran Pendidikan Jasmani Sekolah Rendah dan Menengah. Ujian ini hendaklah ditadbir oleh guru pendidikan jasmani dan dilaksanakan dalam bulan Mac dan Ogos.

    Kokurikulum terbahagi kepada tiga iaitu Kelab/Persatuan, Pasukan Badan Beruniform dan Sukan/Permainan. Setiap murid wajib mengikuti tiga aktiviti berikut. Pentaksiran kokurikulum di sekolah meliputi tiga aspek utama iaitu penglibatan, penyertaan dan prestasi. Semua aktiviti yang disertai murid akan direkodkan bagi menggalakkan murid untuk mendapatkan skor yang setimpal bagi penglibatan dalam aktiviti berkenaan. Hanya markah yang tertinggi sahaja daripada setiap sub-komponen kokurikulum diambilkira untuk tujuan pentaksiran. Pentaksiran tersebut adalah berdasarkan enam (6) elemen iaitu jawatan disandang (10 markah), penringkat penglibatan (20 markah), komitmen (10 markah), khidmat sumbangan (10 markah), kehadiran (40 markah) dan pencapaian (20 markah). 

    Ekstra kokurikulum pula merupakan satu kegiatan sukarela yang bermanfaat pada atau di luar waktu persekolahan, ke arah pembentukan peribadi yang terpuji. Markah yang diperoleh daripada bidang ini akan dicampurkan dengan markah tertinggi purata 2 daripada 3 aktiviti kokurikulum samada Kelab/Persatuan, Badan Beruniform atau Sukan/Permainan. Hanya markah tertinggi sahaja yang diambil daripada lima elemen iaitu perkhidmatan, anugerah khas, khidmat masyarakat, nilam, dan The Trends in International Mathematics and Science Study (TIMSS) dan Programme fon International Student Assessment (PISA). 

    Setiap penglibatan murid dalam aktiviti kokurikulum akan dicatatkan di dalam borang kokurikulum sebelum dikemaskini ke dalam sistem PAJSK. Di mana, murid akan dibekalkan dengan borang maklumat kokurikulum dan mereka diminta untuk mengisi borang tersebut bagi memudahkan guru mengumpulkan maklumat. Keputusan pentaksiran akan dipersembahkan dalam bentuk Prestasi Tahun Semasa (GPA) dan Himpunan Prestasi Sepanjang Tempoh Persekolahan (CGPA).  

Borang Kokurikulum

contoh aktiviti SEGAK 

4.0 Pengurusan Rekod Peperiksaan

    Rekod peperiksaan merupakan maklumat yang sangat penting dan harys disimpan rapi oleh pihak sekolah. Hal ini dikatakan demikian kerana, melalui rekod peperiksaan guru akan dapat mengenali pelajar mereka dari segi akademik. Dengan adanya rekod peperiksaan juga, guru dapat menilai dan membuat perbandingan prestasi murid dari masa ke masa. Oleh itu amat penting bagi setiap guru untuk menyimpan setiap rekod peperiksaan murid dengan baik.

    Walau bagaimanapun, untuk menyimpan rekod peperiksaan murid bukanlah satu perkara yang mudah. Hal ini demikian kerana, setiap guru mempunyai ramai pelajar. Tambahan pula pada setiap tahun terdapat sekurang-kurangnya 3 kali peperiksaan yang akan diduduki oleh setiap pelajar. Oleh itu, pihak sekolah sudah pasti memerlukan satu ruang yang besar untuk menyimpan rekod peperiksaan murid. Tambahan lagi, penyimpanan rekod peperiksaan murid juga akan menimbulkan masalah apabila guru hendak mencari kembali keputusan peperiksaan murid yang lepas. Keadaan ini mungkin berlaku ekoran daripada terlalu banyak rekod yang disimpan dalam satu masa. 

    Dalam usaha menjadikan sistem penyimpanan rekod murid lebih sistematik, satu sistem telah ditubuhkan yang dikenali sebagai Sistem Analisis Peperiksaan Sekolah (SAPS). SAPS merupakan satu sistem yang dicipta bagi memudahkan guru menyimpan markah atau rekod peepriksaan murid. Sistem ini juga turut memberi ruang kepada ibu bapa untuk menyemak markah peperiksaan anak-anak mereka. Dengan adanya sistem ini, telah memudahkan guru untuk mengemukakan markah peperiksaan tanpa perlu membaca satu per satu di dalam kelas. 

    Bagi mengakses sistem ini, ibu bapa perlu memasukkan nombor sijil lahir atau nombor kad pengenalan pelajar. Kemudian, masukkan maklumat pelajar dan sekolah terkini ataupun sekolah sebelum ini jika ada. Ibu bapa juga harus memastikan negeri, daerah dan nama sekolah adalah betul sebelum menekan butang semak. Seterusnya keputusan peperiksaan akan dipaparkan. 

Kesimpulan

    Sebagai kesimpulannya, pengurusan murid merangkumi aspek utama yang terdiri daripada merekod murid, persediaan murid untuk belajar dan memotivasikan murid yang merupakan bidang terpenting dalam sekolah kerana cara pelaksanaanya di sesebuah sekolah akan mencerminkan prestasi sekolah itu sendiri. Pengurusan murid sangat berkait rapat dengan usaha untuk melahirkan murid yang berkualiti serta mampu membawa perubahan kepada negara dalam pelbagai aspek pada suatu hari nanti. Oleh itu, pengurusan murid yang baik melahirkan murid yang mempunyai semangat untuk belajar yang tinggi dengan harapan akan menjadi insan yang cemerlang dan berkaliber.